Sistema de Gestão de Clientes e Projetos

Durante os primeiros dois anos, a EVOWEB geriu-se com uma folha de cálculo.

Uma folha com o nome dos clientes, os domínios, as datas de renovação, quanto tinha sido cobrado e quanto faltava receber. Ao lado, uma pasta de emails marcados com estrela, para não perder os pedidos. E, algures no telemóvel, notas soltas com passwords de acesso a alojamentos que não convinha esquecer.

Funcionou. Até deixar de funcionar.

Construímos o nosso próprio sistema de gestão de clientes e projetos. Podes experimentá-lo agora.

O dia em que percebemos que não dava

Um domínio de um cliente expirou. Não por descuido grave a data estava na folha. Estava é na linha 34, entre outras quarenta linhas, e ninguém abriu a folha naquela semana porque havia dois projetos a fechar ao mesmo tempo.

O domínio foi recuperado a tempo. Mas a lição ficou: um sistema que só funciona quando alguém se lembra de o consultar não é um sistema. É uma lista.

A diferença entre os dois é simples. Uma lista guarda informação. Um sistema faz alguma coisa com ela.

O que procurámos antes de construir

A primeira reação foi a óbvia: procurar software já feito. Passámos algumas semanas a testar plataformas de gestão de clientes e projetos, e chegámos sempre a um de três becos.

Preço por utilizador, todos os meses, para sempre. As boas plataformas cobram por pessoa e por mês. Numa estrutura pequena isso é suportável no primeiro ano e começa a doer no terceiro — e paga-se para sempre, mesmo que se use um terço das funcionalidades.

Feitas para outro tipo de negócio. Quase todas assumem um funil de vendas com fases, previsões e comissões. A nossa realidade é outra: os clientes não são leads a converter, são relações que duram anos e que têm coisas a renovar. O que precisávamos de saber não era “qual a probabilidade de fechar”, era “o que é que expira nos próximos trinta dias”.

Os nossos dados na casa de outra pessoa. Passwords de alojamento, acessos a servidores, documentos de clientes. Confiar isso a uma plataforma estrangeira, sujeita a mudanças de política e de preço que não controlamos, era um risco que não queríamos correr.

Nenhuma destas objeções invalida essas plataformas. Para muitas empresas são a escolha certa, e dizemo-lo a clientes com frequência. Simplesmente não eram a escolha certa para nós.

O que construímos

Um sistema web, instalado no nosso próprio alojamento, desenhado à volta de uma pergunta: o que é que precisa da minha atenção hoje?

Clientes que são fichas, não linhas

Cada cliente tem uma página. Nessa página está tudo: os websites, os serviços contratados, os projetos em curso e concluídos, os pedidos de suporte, os documentos. Não é preciso cruzar três folhas para perceber a relação com alguém.

Serviços que avisam antes de expirar

Domínios, alojamentos, certificados, planos de manutenção, licenças. Cada um com a sua data e o seu valor. O sistema envia o aviso sozinho, dias antes, sem depender de ninguém abrir nada.

Foi a funcionalidade que resolveu o problema original, e continua a ser a que mais valor gera por linha de código escrita.

Projetos com as contas à vista

Um quadro de tarefas para saber em que pé está o trabalho, e na mesma página o valor acordado com o cliente, os custos, o que já foi recebido e o que falta. Um projeto de 3 200 € com 410 € de custos rende 2 790 €. Ter esse número visível ao lado das tarefas muda a forma como se decide aceitar o próximo trabalho.

Pedidos de suporte que não se perdem no email

Um formulário público gera um ticket, associa-o ao cliente pelo email e atribui-lhe um estado. Aberto, em curso, a aguardar resposta, resolvido. Deixou de haver “pedidos com estrela”.

Um cofre que nem nós conseguimos ler

As credenciais de acesso são guardadas com cifra de conhecimento zero: a chave é derivada da password do utilizador e existe apenas no navegador, durante a sessão. Nunca é gravada no servidor.

Na prática, se alguém copiasse a nossa base de dados, levava texto cifrado e nada mais. Não protege contra tudo não protege contra um servidor totalmente comprometido mas protege contra o cenário mais provável, que é o roubo da base de dados.

O que isto custou, a sério

Vale a pena ser franco, porque a alternativa é fazer parecer que construir software à medida é sempre a decisão óbvia. Não é.

O sistema levou meses a chegar ao estado atual, e não parou de crescer. Já vai em dezassete versões só na linha atual. Pelo caminho houve trabalho que não se vê em lado nenhum: descobrir que as tarefas agendadas do servidor não corriam por uma razão de configuração e passar horas a isolá-la; encontrar registos financeiros órfãos que sobreviviam a eliminações de clientes e envolver essa operação numa transação de base de dados; perceber que os envios de teste do módulo de email estavam a bloquear os avisos reais aos clientes.

Nada disso aparece num ecrã. Tudo isso é a diferença entre um protótipo e uma ferramenta em que se confia.

Se a tua operação cabe numa plataforma existente, usa a plataforma existente. Software à medida justifica-se quando o teu processo é a tua vantagem, quando o custo por utilizador começa a pesar mais do que o desenvolvimento, ou quando os teus dados não devem sair de casa.

Experimenta antes de acreditares

Preparámos uma versão reduzida do sistema, aberta a qualquer pessoa. Chama-se Sistema Demo e abre já sem registo, sem instalar nada, sem deixar email.

Tem cinco áreas: painel, clientes, serviços, projetos com quadro de tarefas e tickets. Podes criar registos, editá-los, apagá-los e arrastar tarefas entre colunas. Vais encontrar uns quantos clientes fictícios já lá dentro, para não começares num ecrã vazio.

Como funciona por baixo, para não haver dúvidas: a demonstração corre inteiramente no teu navegador. Não há gravação em base de dados e nada é enviado para os nossos servidores. O que criares fica guardado no armazenamento local do teu navegador durante 3 horas e depois desaparece. Também podes repor tudo a qualquer momento com o botão na barra do topo.

Os módulos de cofre, documentos, emails automáticos e cópias de segurança aparecem no menu com um cadeado. Existem no sistema completo não os incluímos na demonstração porque não fazem sentido sem dados reais.

Abrir o Sistema Demo →

E se quiseres um destes

Duas maneiras, consoante o teu caso.

A base já construída. Instalamos este sistema no teu alojamento e adaptamo-lo ao teu negócio: os teus campos, os teus estados, as tuas regras de aviso. Fica teu, no teu servidor, sem mensalidade por utilizador. É o caminho mais rápido e mais barato, e serve bem quem gere clientes com coisas a renovar agências, prestadores de serviços, empresas de manutenção.

De raiz. Se o teu processo não encaixa nesta forma porque tens produção, ou stock, ou equipas no terreno, ou uma regra que só existe no teu setor construímos a partir do levantamento do que fazes hoje. É mais demorado e mais caro, e às vezes é a única coisa que resolve.

Em qualquer dos casos, começamos da mesma maneira: uma conversa sobre o que te está a custar tempo. Se no fim dessa conversa a nossa recomendação for uma plataforma que já existe, é isso que te vamos dizer.

Falar connosco sobre o teu caso →

A EVOWEB é uma agência web em Elvas que desenvolve websites, lojas online e software à medida para empresas em todo o país. Este sistema é usado internamente todos os dias para gerir os nossos projetos e os dos nossos clientes.