CRM à medida ou Pipedrive e HubSpot: quando compensa cada um
Um CRM à medida compensa quando o teu processo comercial não cabe num programa pronto, ou quando já pagas várias mensalidades por utilizador e continuas com metade da informação em Excel. Se tens uma equipa pequena e um processo de vendas simples, um CRM pronto como o Pipedrive ou o HubSpot é quase sempre a escolha mais sensata para começar.
Neste artigo vês a diferença entre os dois caminhos, o que custa cada um ao longo do tempo e os sinais que te dizem qual serve o teu negócio.
O que é um CRM, e o que muda quando é feito para ti
Um CRM é o sítio onde guardas os teus clientes e tudo o que se passa com eles: contactos, propostas, chamadas, emails, o ponto em que está cada negócio e o que falta fazer a seguir. Substitui a folha de Excel com os contactos, as notas soltas e a memória de quem atende o telefone.
Um CRM pronto, como o Pipedrive ou o HubSpot, é um programa igual para milhares de empresas. Crias conta, configuras as fases de venda e começas no mesmo dia. Pagas uma mensalidade, normalmente por utilizador.
Um CRM feito à medida é construído para a forma como a tua empresa trabalha. Os campos, as fases, os documentos e os avisos são os teus. Pode juntar no mesmo sítio coisas que um CRM pronto deixa de fora, como contratos, renovações, obras, marcações ou uma área onde o cliente vê os seus próprios documentos. O sistema e os dados ficam em teu nome.
CRM pronto ou CRM à medida: a comparação lado a lado
| CRM pronto (Pipedrive, HubSpot) | CRM à medida | |
|---|---|---|
| Começar | No mesmo dia | Depois de levantamento, protótipo e desenvolvimento |
| Custo inicial | Baixo ou nenhum | Mais alto, orçado por fases |
| Custo mensal | Mensalidade por utilizador, que sobe quando a equipa cresce | Alojamento e manutenção, sem custo por utilizador |
| Encaixe no processo | Adaptas o teu processo ao programa | O programa segue o teu processo |
| Funções | Muitas, a maioria por usar | Só as que precisas, acrescentadas por módulos |
| Ligações a outros programas | As que o fabricante oferece | As que fizerem falta, se o outro programa o permitir |
| Dados | Na conta do fabricante | Na tua base de dados, no teu alojamento |
| Quem decide preços e funções | O fabricante | Tu |
Nenhum dos dois ganha em tudo. O CRM pronto ganha na rapidez e no custo de entrada. O CRM à medida ganha no encaixe, no controlo e no custo quando a equipa cresce.
Quando um CRM pronto é a melhor escolha
É o que dizemos a quem nos pede um sistema próprio e ainda não precisa dele: começa por um programa pronto. Faz sentido quando:
- És só tu, ou uma equipa de duas ou três pessoas.
- O teu processo de venda é o habitual: contacto, proposta, negociação, fecho.
- Precisas de começar esta semana e não tens orçamento para um projeto.
- Ainda não sabes bem como queres trabalhar, e um programa pronto ajuda-te a descobrir.
O HubSpot tem um plano gratuito com o essencial, e o Pipedrive deixa-te experimentar antes de pagar. Vê os preços atuais na página de preços do Pipedrive e na página de preços do HubSpot, porque mudam com frequência e dependem do número de utilizadores.
Usar um CRM pronto durante uns meses também não é dinheiro perdido. Ficas a saber o que usas de facto, e essa é a melhor base para um sistema à medida mais tarde.
Sinais de que precisas de um CRM à medida
O CRM à medida começa a compensar quando o programa pronto deixa de te servir e passas a contorná-lo. Os sinais que mais vemos:
- Continuas com folhas de Excel ao lado do CRM. Os contactos estão no programa, mas os contratos, as renovações ou as obras estão noutro sítio, porque ele não tem onde os pôr.
- Pagas três ou quatro programas que, juntos, quase fazem o que precisas. Um para os clientes, outro para as marcações, outro para os documentos, e nenhum fala com os outros.
- A mensalidade cresce a cada pessoa nova. Com vendedores, técnicos de terreno ou parceiros externos, o custo por utilizador pesa todos os meses.
- O teu processo não é uma linha de vendas. Uma empresa de manutenção, uma escola de formação ou uma empresa de obras não vende em cinco fases iguais. Tem visitas, orçamentos com revisões, contratos anuais e avisos de renovação.
- Os teus clientes precisam de ver alguma coisa. Uma área onde o cliente consulta faturas, documentos ou o estado do pedido raramente vem num CRM pronto, ou obriga a um plano muito mais caro.
- Precisas que os clientes e a faturação estejam ligados ao programa de faturação certificada pela AT que já usas, e não há ligação pronta para ele.
Se te revês em dois ou três destes pontos, lê também os sinais de que a tua empresa já precisa de software à medida, que vão além do CRM.
Quanto custa um CRM à medida, comparado com uma mensalidade
Um CRM à medida não tem preço de tabela, porque depende dos processos, dos perfis de utilizador e das ligações a outros programas. Na EVOWEB começamos quase sempre por um levantamento curto, que dá o mapa do sistema e um orçamento por módulos com preço fechado. Assim sabes quanto pagas antes de começar.
A conta que deves fazer não é “projeto contra zero”. É o projeto contra a soma das mensalidades ao longo de três a cinco anos. Faz assim:
- Soma o que pagas hoje por mês em todos os programas que o novo sistema substituía.
- Calcula com o número de utilizadores que vais ter daqui a dois anos, e não com os de hoje.
- Junta as horas por semana que a equipa gasta a copiar dados entre programas e folhas, ao custo de uma hora de trabalho.
- Multiplica tudo por 36 ou 60 meses e compara com o orçamento do sistema mais a manutenção.
É a mesma lógica de quando comparamos um sistema de aluguer próprio com a mensalidade de uma plataforma. Em equipas pequenas, a mensalidade ganha quase sempre. Com mais pessoas, ou com processos que exigem vários programas, a conta muda.
Um sistema próprio também tem custos depois de entregue: o alojamento, a manutenção e as melhorias que vão surgindo. Desconfia de quem te diga que não tem.
Os teus dados: onde ficam e em nome de quem
Num CRM pronto, os dados vivem na conta do fabricante. Podes exportá-los, mas o histórico de atividades, os anexos e as automatizações nem sempre saem inteiros quando mudas de programa.
Num CRM à medida, a base de dados fica no teu alojamento, exportável para Excel ou CSV quando quiseres, e o código também é teu. É o mesmo princípio que defendemos para o domínio e o alojamento do site, que devem estar em teu nome.
Em qualquer dos casos, o RGPD aplica-se: guardas dados pessoais de clientes e tens de saber onde estão, quem lhes acede e durante quanto tempo os guardas. As orientações da Comissão Nacional de Proteção de Dados são o ponto de partida.
Como começar um CRM à medida sem arriscar demasiado
O erro que mais vemos é querer tudo de uma vez: o sistema que alguém imaginou num papel, com cinquenta funções, entregue ao fim de muitos meses. Acaba com metade das funções por usar e sem aquela que fazia mesmo falta.
O caminho que funciona é outro:
- Levantamento. Vemos como trabalhas hoje, com as folhas, os emails e os programas que já usas.
- Primeira versão com o essencial. Normalmente a ficha de cliente, o seguimento comercial e os avisos. A equipa começa a usar.
- Módulos seguintes conforme o uso. Propostas, contratos, área de cliente, ligação à faturação, painéis com os números do negócio.
- Ajustes contínuos. O sistema cresce com a empresa, sem mudar de plano nem renegociar licenças.
Foi assim que construímos o nosso próprio sistema de gestão de clientes e projetos, que usamos todos os dias. Se quiseres ver como é antes de decidires, experimenta a demonstração do sistema no browser, sem registo.
A mesma dúvida aparece nos sites, entre um site personalizado ou um tema pronto, e a regra é parecida: o pronto serve enquanto te serve, e o feito à medida compensa quando passas a perder tempo a contorná-lo.
Em resumo
Se estás a começar, com poucas pessoas e um processo de vendas simples, usa um CRM pronto e aprende com ele. Se já tens folhas ao lado do CRM, várias mensalidades a crescer e um processo que não cabe numa linha de vendas, um CRM à medida tende a sair mais barato e a servir-te melhor ao fim de alguns anos.
Vê como trabalhamos no desenvolvimento de software à medida e CRM, ou conta-nos como trabalhas hoje e dizemos-te, com honestidade, se compensa ou não.
Perguntas frequentes
Sim, na maioria dos casos é possível, porque estes programas de faturação têm API. O CRM pode criar a fatura certificada no programa que já usas, sem copiares dados de um lado para o outro. A viabilidade de cada ligação confirma-se no levantamento, antes de começar o desenvolvimento.
Sim, os contactos, as empresas e os negócios exportam-se destes programas e importam-se no sistema novo. O histórico de atividades e os anexos dão mais trabalho e nem sempre saem completos, por isso a migração planeia-se logo no levantamento.
Os que precisares, e o custo não sobe por cada pessoa nova. Cada utilizador tem o seu perfil: administração, vendedores, técnicos de terreno, parceiros externos ou clientes com acesso só ao que lhes diz respeito.
Sim, um CRM à medida feito como aplicação web abre no browser do telemóvel, do tablet e do computador, sem instalar nada. Serve para quem trabalha no terreno consultar a ficha do cliente ou registar uma visita na hora.
O sistema continua a funcionar, porque o código e a base de dados ficam no teu alojamento e em teu nome. Qualquer programador com experiência na mesma tecnologia pode continuar o trabalho. Confirma que isto está escrito no contrato antes de assinares.
